لا بد من كسر روتين العمل داخل مساحات العمل المكتبية. توجه للعمل خارج مكتبك واملأ يومك بالإبداع وأطلق العنان لأفكارك.

عادةً ما تُقابل فكرة العمل من خارج مساحات العمل المكتبية بالتشكيك بمستوى فعاليتها، ولكنها بالفعل فكرة رائعة ومجدية إذا ما حققت أهدافها وآتت أكلها بالتشبيك بين أفراد الفريق وجعلتهم يشعرون بالتجدد والحيوية مما يزيد قدرتهم على التخطيط للعمل بشكل أمثل.

إذا كنت تتطلع إلى خوض هذه التجربة مع موظفيك فإنك لست بحاجة تخصيص ميزانية باهظة لاستضافة أشخاص معينين أو إنفاق المال على أنشطة ما لضمان تحقيق يوم مميز ومجدي. وفيما يلي نستعرض بعض الطرق المميزة للعمل من خارج المكاتب التقليدية.

1. تجنب حجز غرفة اجتماعات في مساحات عمل مكتبية مظلمة

يمكن أن يؤدي نقص الضوء الطبيعي إلى تضرر جهاز المناعة لديك، مما يجعلك أكثر عرضة للإصابة بالأمراض، حافظ على التواجد في غرف يتخللها الضوء الطبيعي مما يحفزك ويزيد مستويات الطاقة لديك، فقد أثبتت الأبحاث العلمية أن الضوء يعزز نسبة الإبداع بما يزيد عن 15%، كما أنه يقي من زغللة العيون وتشوش الرؤية في نهاية اليوم.

ابحث عن مساحات عمل مكتبية يتخللها الضوء ويمكن تخصيصها لأي نشاط أو عمل أو اجتماع تفكر به، ربما تكون هناك غرف اجتماعات مناسبة ولكن فكر بجدية في غرف تناسب فريقك وتطلعاته. تمثل الإضاءة في ليجو سبيسز أولوية لذا أخذناها في عين الاعتبار عند تصميم مساحات العمل المكتبية الخاصة بنا.

• كن مبدعاً في تقديم طعام يتناسب تقديمه خارج مساحات العمل المكتبية

يعد الطعام أحد أهم العوامل التي تساعد على تجميع الناس وتحسين مزاجهم، عند التفكير في تقديم طعام معين لأعضاء فريقك عليك أن تأخذ بعين الاعتبار بتوفير ما يمكنه أن يزيد إنتاجية الأفراد، فعلى سبيل المثال اهتم بتوفير كميات مناسبة من الماء الذي يساعد على زيادة مستويات الطاقة، وكذلك الفواكه والخضراوات وتجنب المأكولات التي تحتوي على نسب عالية من الكربوهيدرات.  

احرص على أن تكون مبدعاً في تقديم بعض المسليات مثل بار للعصائر أو شاحنة مثلجات، فبلا شك سيكون لهم دور في خلق جو من التسلية والمرح مما يزيد إنتاجية الأفراد. هناك خيار آخر لتعزيز روح الفريق وابتكار أفكار إبداعية كتحديد لقاء لتناول الغذاء مع بعضهم البعض في أفضل مطاعم المدينة، فمن الجدير بالذكر أن مثل هذه اللقاءات المنعقدة خارج مساحات العمل المكتبية يمكن أن تحقق أهدافاً عظيمة أكثر من الاجتماعات الرسمية.

• توجه خارج مساحات العمل المكتبية

قم بعمل أنشطة ترفيهية في أماكن مفتوحة خارج مساحات العمل المكتبية لأعضاء الفريق، فمثلاً اصحبهم للتعرف على المعالم السياحية في المدينة. إذا لم تتمكن من ذلك فقم بجلب الطبيعة الخلابة إلى المكاتب بتوفير نباتات توحي بالطمأنينة والهدوء، وتشعرك بأنك مستمتع بالهواء الطلق. مثل هذه اللمسات تضفي جو الرفاهية الإيجابي.

• تقليص حجم العروض التقديمية

لا شيء يقتل الإبداع التعاوني في الأماكن المفتوحة خارج مساحات العمل المكتبية أكثر من العرض التقديمي المكون من 200 شريحة. اجعل العروض التقديمية قصيرة وموجزة، فالفكرة هي التفاعل والتفكير، وليس إجراء محادثة من طرف واحد.

بشكل عام فإنه من المهم إدارة التوقعات والأهداف من البداية، تأكد من توضيح الغرض من العمل بمواقع خارجية بعيداً عن مساحات العمل المكتبية، بحيث يفهم جميع أعضاء الفريق الغرض لوجودهم هناك من توليد أفكار إبداعية وخلق بيئة عمل صحية.

• قم بتوثيق كل شيء

تلهم الأماكن الخارجية بعيداً عن مساحات العمل المكتبية الأشخاص الكثير من الأفكار الإبداعية، ولكن إذا ما تم توثيق هذه الأفكار على الفور فإنها عرضة للنسيان أو الفقد، لذا يجب تعيين أحد أفراد الفريق ليدون كل الملاحظات والاقتراحات التي يتم طرحها عند النقاش بين أعضاء الفريق. التدوين يساهم بشكل كبير في استمرارية توليد الأفكار والأبداع.

قم بتوضيح هذا الأمر لفريقك وشجعهم على مساعدة الشخص الكاتب لتلك الملاحظات والأفكار لتوضيح ما يقصدونه بالضبط، وفي اليوم الآخر قم بعمل ملخص كامل لمخرجات هذا اللقاء.

• عزز وجود مواد تساعد على التركيز

في الوقت الحالي نحن مبرمجون بالانشغال بهواتفنا النقالة طوال الوقت، فهذا من شأنه أن يشتت الانتباه ويقلل نسبة التركيز لدى أعضاء الفريق، لذا احرص على وجود أدوات مثل كرات التخلص من التوتر أو المغناطيس بين أعضاء الفريق مما يساعدهم على التخلص من الطاقة السلبية والتركيز. فبهذا تضمن الحصول على أفضل الأفكار الإبداعية.

• اختر قائمة أغاني تحفيزية

تعمل الموسيقى على تحفيز الأشخاص وإمدادهم بالطاقة الإيجابية كما وتساهم في خلق جو هادئ، لذا قم بإنشاء قائمة أغاني ممتعة تساهم في بث روح التفاؤل والنشاط بين أعضاء الفريق. في ليجو سبيسز قمنا بتجهيز غرف اجتماعات بأحدث التقنيات وهي تحتوي على شاشات تلفزيون تجعل عملية تشغيل الأغاني بصوت نقي متعة حقيقة.

8. ضع عدد كافي من فترات الاستراحة في جدولك

لا بد من أن يحتاج الأفراد فترات استراحة خلال تأديتهم للمهمات المطلوبة منهم في يوم العمل من خارج مساحات العمل المكتبية، لذا حدد فترات استراحة لمدة ربع ساعة على فترات معقولة تجمع بها أعضاء الفريق لممارسة نشاط ما كتناول مشروب أو خوض تجربة جديدة أو تجاذب أطراف الحديث، فبذلك تستعيد نشاط وحيوية أعضاء الفريق.

• المفاجآت السعيدة

يمكن أن يؤدي استغلال المواهب الخارجية بعناية إلى إدخال التجديد في اليوم. استأجر كوميديًا محترف يمكنه إضفاء نكهة مختلفة على جدول العمل. يمكن أن يكون هذا الفعل ممتعًا للغاية ويساهم في تعزيز روح الفريق مما يؤثر حتمياً إيجاباً على أداء الفريق.

بجانب توفير ليجو سبيسز مساحات عمل مكتبية بأنواع متعددة، فإنها توفر أمكان جميلة مفتوحة بإطلالات جميلة لمشتركيها وغير مشتركيها، وذلك نظراً لوعيها الكافي بأهمية خلق أجواء عمل مريحة، كما أنها توفر غرف اجتماعات مجهزة بأحدث التقنيات حرصاً منها على مناقشة أفكاركم وإطلاق العنان لإبداعكم في بيئة عمل صحية مثمرة.